技能掌握

一、多元化才能。秘書應用懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。

二、組織能力。秘書應當是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。

三、溝通能力。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調企業(yè)內外部的關系。

四、獲取新知識的能力。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，她需要跟上計算機應用的發(fā)展步伐。

五、團隊合作能力。秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。

 

“會速記的人不一定是秘書，而秘書人員卻應該掌握速記技術。很多國家的秘書工作是速記工作的同義語，有‘速記秘書’這個特定的職稱。凡是從事秘書工作的人員，都要熟練地掌握實用性很強的速記技術。速記被列為秘書考試的內容之一，是作為秘書人員的錄用或晉升的一個標準。”（《秘書職業(yè)技能培訓鑒定教材·第四章速記基礎知識》）由此可見，把速記作為秘書人員應該掌握的技能列為職業(yè)資格技能考試鑒定的內容，說明國家的有關方面已經(jīng)重視速記在秘書工作中的作用。因此，國家勞動與社會保障部制定的《秘書職業(yè)技能標準》對初級秘書、中級秘書、高級秘書在“速記知識”方面提出了不同的要求。要求初級秘書“熟悉漢字快速記錄與速記的基本原理與方法”，中級秘書“熟練速記與漢字快速記錄法的知識”，高級秘書“掌握速記符號略寫法的創(chuàng)制規(guī)則及應用常識”。初級的只是“熟悉”漢字快速記錄與速記的“基本原理與方法”；中級的則進一步要求“熟悉速記與漢字快速記錄法”在“法”上“熟悉”其“知識”；高級秘書則不能只停留在“熟悉”其“漢字快速記錄法”與一般“速記知識”，而要求“掌握速記符號略寫法的創(chuàng)制規(guī)則及應用知識”，強調的是掌握規(guī)則會“創(chuàng)制”并能“應用”，讓秘書人員在學習速記知識基礎上，結合實際工作需要去創(chuàng)制一些常用詞、語、句的略寫法。  

 

 “當然秘書這個職業(yè)很多是對綜合素質的考驗，不僅僅是理論知識的掌握。”王瑞成說，舉個例子來說，領導接待一群人，中午還有個重要商務邀請，而這群人的問題還沒解決，遲遲不肯離去，領導就大聲問秘書，現(xiàn)在幾點了？如果你真的回答幾點幾點了，那你就該再好好學學秘書課程，因為你還沒有領會領導的言外之意。再比如“當領導不愿意見某位客人，作為秘書，你怎么為領導‘擋駕’？”這個問題也要根據(jù)當時情況，用自己的智慧來解決。 

 

    “秘書工作有嚴格的職業(yè)規(guī)范，這些細節(jié)不做好，不僅此次大賽中要扣分，將來的工作中也要失分。”蔡平說，很多小細節(jié)不僅是秘書需要的，也是將來到社會上工作的大學生共同需要的，所以南京城市職業(yè)學院已經(jīng)把相關的課程作為大學的公共課，讓其他專業(yè)的大學生們也有機會學習。