Access是Microsoft公司推出的Office系列辦公自動化軟件的一個組件，是一個小型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。它廣泛應(yīng)用于財務(wù)、行政、金融、統(tǒng)計和審計等眾多領(lǐng)域。
在1992年11月Microsoft公司推出了第一個供個人使用的關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)Access1.0，很快成為桌面數(shù)據(jù)庫的領(lǐng)導(dǎo)者。此后Access不斷地改進(jìn)和優(yōu)化，從1995年開始，Access作為Microsoft Office套裝軟件的一部分，先后推出了多個版本，直到現(xiàn)在的Access 2010
2.1Access 2010介紹
2.命令選項(xiàng)卡
在Access2010功能區(qū)中的選項(xiàng)卡分別為“文件”、“開始”、“創(chuàng)建”、“外部數(shù)據(jù)”、“數(shù)據(jù)庫工具”，在每個選項(xiàng)卡下，都有不同的操作工具。
√“開始”選項(xiàng)卡包括：視圖、剪貼板、排序和篩選、記錄、查找、窗口、文本格式組
“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡包括：模板、表格、查詢、窗體、報表、宏與代碼組
“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡包括：導(dǎo)入并鏈接、導(dǎo)出、收集數(shù)據(jù)組
“數(shù)據(jù)庫工具”選項(xiàng)卡包括：工具、宏、關(guān)系、分析、移動數(shù)據(jù)、加載項(xiàng)、管理組
2.1Access 2010介紹
“文件”選項(xiàng)卡是Access2010新增加的一個選項(xiàng)卡，這是個特殊的選項(xiàng)卡，它與其他選項(xiàng)卡的結(jié)構(gòu)、布局和功能有所木同。分成左右兩個窗格
3.上下文命令選項(xiàng)卡
Access2010還采用稱為“上下文命令選項(xiàng)卡”的用戶界面元素。根據(jù)用戶正在使用的對象或正在執(zhí)行的任務(wù)而顯示的命令選項(xiàng)卡。
4.快速訪問工具欄與控制按鈕
快速訪問工具欄就是在Office標(biāo)志右邊顯示的一個標(biāo)準(zhǔn)工具欄。它只提供了對最常用的命令“保存”、“恢復(fù)”和a撤銷的訪問
控制按鈕位于Access窗口界面最上端的右側(cè)，包括“最小化”、“最大化”和“關(guān)閉”三個控制按鈕
5.導(dǎo)航窗格
在Access2010中打開數(shù)據(jù)庫時，位于窗口左側(cè)的“導(dǎo)航窗格”區(qū)域?qū)@示當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中的各種數(shù)據(jù)庫對象，如表、窗體、報表、查詢等。“導(dǎo)航育格”有兩種狀態(tài)；折疊想展開狀態(tài)。通過單擊“導(dǎo)航窗格”上方的接鈕
，可以展并或折疊導(dǎo)航窗格
在Access2010中，默認(rèn)將表、查詢、窗體、報表和宏等數(shù)據(jù)庫對象都顯示為選項(xiàng)卡式文檔，如圖2-19所示。如要將數(shù)據(jù)庫對象顯示為重疊式窗口，可單擊“文件”
命令選項(xiàng)卡。在右側(cè)的“應(yīng)用程序選項(xiàng)”區(qū)域中選中“重疊窗口”單選按鈕
7.視圖
視圖是Access中對象的顯示方式。不同的對象有不同的視圖，表、查詢、窗體和報表都有不同的視圖。在不同的視圖中，可對對象進(jìn)行不同的操作。
如，表對象有數(shù)據(jù)工作表視圖、數(shù)據(jù)透視表視圖、數(shù)據(jù)透視圖視圖和設(shè)計視圖四種。
2.1.4Access的數(shù)據(jù)庫對象在Access2010中提供了六大數(shù)據(jù)庫對象，Access的主要功能就是通過這六大數(shù)據(jù)對象來完成的。
1.表（Table）
2.查詢（Query）
3.窗體（Form）
4.報表（Report）
5.宏（Macro）
6.模塊（Module）
2.2.1使用模僅創(chuàng)建效據(jù)庫
Access 2010提供了12個數(shù)據(jù)庫模板。使用數(shù)據(jù)庫模板，用戶只需要進(jìn)行一些簡單操作，就可以創(chuàng)建一個包含了表、查詢等數(shù)據(jù)庫對象的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
【例2-1】利用Access2010中的模板，創(chuàng)建一個“學(xué)生”數(shù)據(jù)庫。
1）啟動Access 2010；
2）單擊“樣本模板”按鈕，從列出的12個模板中選擇“學(xué)生”模板3）在屏幕右下方的文本框“文件名”中輸入數(shù)據(jù)庫”
2.2.2創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫
創(chuàng)建空自數(shù)據(jù)庫后，可根據(jù)實(shí)際需要，添加所需要的表、窗體、查詢、報表、宏和模等對象。
【例2-2】創(chuàng)建一個“學(xué)生成績管理”的空白數(shù)據(jù)庫。
1）啟動Access 2010；
2）在Access啟動窗口中單擊“空數(shù)據(jù)庫”。在右側(cè)窗格的“文件名”文本框中，給出一個默認(rèn)的文件名“Database1.accdb”，把它修改為“學(xué)生成績管理.accdb”。
3）單擊文件夾按鈕，在打開的“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框中，選擇數(shù)據(jù)庫的保存位置在“C：數(shù)據(jù)庫”文件夾中。
4）這時返回到Access啟動界面，顯示將要創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫的名稱和保存位置。如果用戶未提供文件擴(kuò)展名，Access將使用默認(rèn)名稱，單擊“創(chuàng)建”命令按鈕。
5）這時開始創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫，自動創(chuàng)建了一個名稱為“表1”的表，并以數(shù)據(jù)表視圖方式打開表1。
6）這時光標(biāo)將位于“單擊以添加”列中第一個空單元格中，可添加字段。
2.2.3數(shù)據(jù)庫基本操作
1.打開數(shù)據(jù)庫單擊“文件”選項(xiàng)卡，單擊“打開”按鈕2.轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫單擊“文件”選項(xiàng)卡，單擊“保存并發(fā)布”按鈕，在中間窗格中單擊“數(shù)據(jù)庫另存為選項(xiàng)，雙擊右側(cè)窗格中要轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫文件類型后彈出“另存為”對話框，確定轉(zhuǎn)換后數(shù)據(jù)庫的保存位置和名稱后，單擊
“確定”即可。
3.備份數(shù)據(jù)庫在Access 2010程序中打開“學(xué)生成績管理.accdb”數(shù)據(jù)庫，然后單擊“文件”選項(xiàng)卡，選擇“保存并發(fā)布”命令，雙擊
“備份數(shù)據(jù)庫”，系統(tǒng)將彈出“另存為”對話框，默認(rèn)的備份文件名為“數(shù)據(jù)庫名備份日期”，如圖2-
31所示。單擊“保存”
按鈕，即可完成數(shù)據(jù)庫的備份。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
Access 2010定義了12種數(shù)據(jù)類型文本：包括文字或文字及數(shù)字的組合備注：用于較長的文本或數(shù)字，與文本型數(shù)據(jù)本質(zhì)上是一樣的，可長達(dá)64KB個字符，通常用于保存?zhèn)�人簡歷、備注、備忘錄等信息。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
數(shù)字：用于需要進(jìn)行算術(shù)計算的數(shù)值數(shù)據(jù)
1）字節(jié)
2）整型
3）長整型
4）單精度型
5）雙精度型
6）小數(shù)
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
日期/時間：用于日期和時間保存，該類型數(shù)據(jù)字段長度是固定的。
貨幣：是一種特殊的數(shù)字型數(shù)據(jù)，和數(shù)字型的雙精度類似自動編號：使用自動編號字段提供唯一值，自動編號字段常作為主鍵應(yīng)用
是/否：用于字段只包含兩個值中的一個，例如是/否、真/假、開/關(guān)
OLE對象：Object Linking and Embedding是對象的鏈接與嵌入，用于存放表中鏈接和嵌入的對象，這些對象以文件的形式存在，其類型可以是Word文檔、Excel電子表格、聲音、圖像和其他的二進(jìn)制數(shù)據(jù)。
超鏈接：用于超鏈接，該字段以文本形式保存超級鏈接的地址附件：任何受支持的文件類型
查閱和關(guān)系：顯示從表或查詢中檢索到的一組值，或顯示創(chuàng)建字段時指定的一組值。查閱向?qū)䥺樱梢詣?chuàng)建查閱字段。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
【例2-3】設(shè)置“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫中學(xué)生表中的“性別”字段為查閱和關(guān)系類型。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
2.3.2表結(jié)構(gòu)的概念
一個完整的數(shù)據(jù)表由表結(jié)構(gòu)和表中記錄組成，數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)是指數(shù)據(jù)表的框架，其結(jié)構(gòu)設(shè)計包括以下方面。
√字段名稱√字段類型√字段大小
√字段的其他屬性（被操作時的特性）
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表2.3.3創(chuàng)建表
1.通過數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表
【例2-4】在例2-2創(chuàng)建的“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫中建立“班級”表，表結(jié)構(gòu)如表2-2所示。
1）打開“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫。
2）在功能區(qū)“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡的“表格”組中，單擊“表”按鈕，這時將創(chuàng)建名為
“表1”的新表，并在”數(shù)據(jù)表視圖中打開。
3）選中ID字段列。在“表格工具/字段”選項(xiàng)卡中的“屬性”組中，單擊“名稱和標(biāo)題”按鈕
4）在打開的“輸入字段屬性”對話框的“名稱”文本框中，輸入“班級編號”
5）選中“班級編號”字段列，在“表格工具/字段”選項(xiàng)卡的“格式”組中，把
“數(shù)據(jù)類型”由“自動編號”改為“文本”，
6）在“單擊以添加”下面的單元格中，輸入“2010級會計學(xué)1班”，這時Access自動為新字段命名為“字段1。重復(fù)步驟4的操作，把“字段修改為“班級名稱”，如圖2-41所示。選中“班級名稱”字段列，在“表格工具/字段”選項(xiàng)卡的“屬性”組中，把
“字段大小”設(shè)置為“10”
7）根據(jù)“班級”表結(jié)構(gòu)，參照第6步完成“入學(xué)時間”、“專業(yè)”、“培養(yǎng)層次”、
“人數(shù)”、“班主任”字段的輸入。
9）在快速訪問工具欄中，單擊“保存”按鈕。
10）在打開的“另存為”對話框中，輸入表的名稱“班級”，然后單擊“確定”按鈕
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
2.通過設(shè)計視圖創(chuàng)建表
【例2-5】在“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫中建立“學(xué)生”表1）啟動Access2010，打開“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫。
2）切換到“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，單擊“表格”組中的“表設(shè)計”按鈕，進(jìn)入表的設(shè)計視圖，
3）在“字段名稱”欄中輸入字段的名稱“學(xué)號”，在“數(shù)據(jù)類型”
下拉列表框中選擇該字段為“文本”類型，字段大小設(shè)為“8”4）用同樣的方法，輸入其他字段名稱，并設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型5）選擇“學(xué)號”字段，在“表格工具/設(shè)計”選項(xiàng)卡的“工具”組中單擊“主鍵”按鈕，在設(shè)計視圖上顯示主鍵標(biāo)志。將“學(xué)號”字段設(shè)置為數(shù)據(jù)表的主鍵，
6）單擊“保存”按鈕，彈出“另存為”對話框，在“表名稱”文本框中輸入“學(xué)生”，再單擊“確定”按鈕。
7）單擊界面左上方的“視圖”按鈕，切換到“數(shù)據(jù)表視圖”，這樣就完成了利用表的“設(shè)計視圖”創(chuàng)建表的操作。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
3.通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入創(chuàng)建表
可以導(dǎo)入Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數(shù)據(jù)庫、Outlook文件夾以及其他數(shù)據(jù)源中存儲的信息。
【例2-6】在“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫中建立“課程”表，要求將現(xiàn)有Excel工作表“課程信息.xIs”導(dǎo)入“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫中。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
2.3.4創(chuàng)建主鍵和索引每個表應(yīng)該包含一個或一組字段，這些字段是表中所保存的每一條記錄的唯一標(biāo)志，稱為表的主鍵。
主鍵的基本類型包括以下三種。
（1）自動編號主鍵
（2）單字段主鍵（3）多字段主鍵
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
對于數(shù)據(jù)庫來說，查詢和排序是常用的兩種操作，為了能夠快速查找到指定的記錄，通常需要建立索引來加快查詢和排序的速度。也就是說，當(dāng)為某一字段建立了索引，可以顯著加快以該字段為依據(jù)的查找、排序和查詢等操作。建立索引就是要指定一個字段或多個字段，按字段的值將記錄按升序或降序排列，然后按這些值來檢索。
1.通過字段屬性創(chuàng)建索引
【例2-7】在“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫中對“學(xué)生”表通過字段屬性創(chuàng)建索引。
具體操作步驟如下。
1）打開“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫，從導(dǎo)航窗格中打開“學(xué)生”表。
2）單擊“視圖”按鈕進(jìn)入表設(shè)計視圖，選擇“學(xué)號”字段，該字段已設(shè)為關(guān)鍵字，此時字段的“索引”屬性為“有（無重復(fù)）”。
3）選擇“姓名”字段，設(shè)置“姓名”字段的“索引”屬性為“有（有重復(fù)）”，如圖2-60所示。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
2.通過索引設(shè)計器創(chuàng)建索引創(chuàng)建字段索引除了可以在設(shè)計視圖中通過字段屬性設(shè)置以外，還可以通過專門的索引設(shè)計器來設(shè)置。
【例2-8】使用索引設(shè)計器，在“學(xué)生”表中為“班級編號”字段建立索引。具體操作步驟如下。
1）打開“學(xué)生成績管理”數(shù)據(jù)庫，從導(dǎo)航窗格雙擊打開
“學(xué)生”表。
2）單擊“視圖”按鈕進(jìn)入表設(shè)計視圖，在“表格工具/設(shè)計”選項(xiàng)卡下單擊“索引”按鈕。
3）系統(tǒng)將彈出索引設(shè)計器，可以看到索引設(shè)計視圖中已經(jīng)存在之前設(shè)置的索引
