Access是Microsoft公司推出的Office系列辦公自動化軟件的一個組件，是一個小型的數據庫管理系統(tǒng)。它廣泛應用于財務、行政、金融、統(tǒng)計和審計等眾多領域。
在1992年11月Microsoft公司推出了第一個供個人使用的關系數據庫系統(tǒng)Access1.0，很快成為桌面數據庫的領導者。此后Access不斷地改進和優(yōu)化，從1995年開始，Access作為Microsoft Office套裝軟件的一部分，先后推出了多個版本，直到現在的Access 2010
2.1Access 2010介紹
2.命令選項卡
在Access2010功能區(qū)中的選項卡分別為“文件”、“開始”、“創(chuàng)建”、“外部數據”、“數據庫工具”，在每個選項卡下，都有不同的操作工具。
√“開始”選項卡包括：視圖、剪貼板、排序和篩選、記錄、查找、窗口、文本格式組
“創(chuàng)建”選項卡包括：模板、表格、查詢、窗體、報表、宏與代碼組
“外部數據”選項卡包括：導入并鏈接、導出、收集數據組
“數據庫工具”選項卡包括：工具、宏、關系、分析、移動數據、加載項、管理組
2.1Access 2010介紹
“文件”選項卡是Access2010新增加的一個選項卡，這是個特殊的選項卡，它與其他選項卡的結構、布局和功能有所木同。分成左右兩個窗格
3.上下文命令選項卡
Access2010還采用稱為“上下文命令選項卡”的用戶界面元素。根據用戶正在使用的對象或正在執(zhí)行的任務而顯示的命令選項卡。
4.快速訪問工具欄與控制按鈕
快速訪問工具欄就是在Office標志右邊顯示的一個標準工具欄。它只提供了對最常用的命令“保存”、“恢復”和a撤銷的訪問
控制按鈕位于Access窗口界面最上端的右側，包括“最小化”、“最大化”和“關閉”三個控制按鈕
5.導航窗格
在Access2010中打開數據庫時，位于窗口左側的“導航窗格”區(qū)域將顯示當前數據庫中的各種數據庫對象，如表、窗體、報表、查詢等。“導航育格”有兩種狀態(tài)；折疊想展開狀態(tài)。通過單擊“導航窗格”上方的接鈕
，可以展并或折疊導航窗格
在Access2010中，默認將表、查詢、窗體、報表和宏等數據庫對象都顯示為選項卡式文檔，如圖2-19所示。如要將數據庫對象顯示為重疊式窗口，可單擊“文件”
命令選項卡。在右側的“應用程序選項”區(qū)域中選中“重疊窗口”單選按鈕
7.視圖
視圖是Access中對象的顯示方式。不同的對象有不同的視圖，表、查詢、窗體和報表都有不同的視圖。在不同的視圖中，可對對象進行不同的操作。
如，表對象有數據工作表視圖、數據透視表視圖、數據透視圖視圖和設計視圖四種。
2.1.4Access的數據庫對象在Access2010中提供了六大數據庫對象，Access的主要功能就是通過這六大數據對象來完成的。
1.表（Table）
2.查詢（Query）
3.窗體（Form）
4.報表（Report）
5.宏（Macro）
6.模塊（Module）
2.2.1使用模僅創(chuàng)建效據庫
Access 2010提供了12個數據庫模板。使用數據庫模板，用戶只需要進行一些簡單操作，就可以創(chuàng)建一個包含了表、查詢等數據庫對象的數據庫系統(tǒng)。
【例2-1】利用Access2010中的模板，創(chuàng)建一個“學生”數據庫。
1）啟動Access 2010；
2）單擊“樣本模板”按鈕，從列出的12個模板中選擇“學生”模板3）在屏幕右下方的文本框“文件名”中輸入數據庫”
2.2.2創(chuàng)建空白數據庫
創(chuàng)建空自數據庫后，可根據實際需要，添加所需要的表、窗體、查詢、報表、宏和模等對象。
【例2-2】創(chuàng)建一個“學生成績管理”的空白數據庫。
1）啟動Access 2010；
2）在Access啟動窗口中單擊“空數據庫”。在右側窗格的“文件名”文本框中，給出一個默認的文件名“Database1.accdb”，把它修改為“學生成績管理.accdb”。
3）單擊文件夾按鈕，在打開的“文件新建數據庫”對話框中，選擇數據庫的保存位置在“C：數據庫”文件夾中。
4）這時返回到Access啟動界面，顯示將要創(chuàng)建的數據庫的名稱和保存位置。如果用戶未提供文件擴展名，Access將使用默認名稱，單擊“創(chuàng)建”命令按鈕。
5）這時開始創(chuàng)建空白數據庫，自動創(chuàng)建了一個名稱為“表1”的表，并以數據表視圖方式打開表1。
6）這時光標將位于“單擊以添加”列中第一個空單元格中，可添加字段。
2.2.3數據庫基本操作
1.打開數據庫單擊“文件”選項卡，單擊“打開”按鈕2.轉換數據庫單擊“文件”選項卡，單擊“保存并發(fā)布”按鈕，在中間窗格中單擊“數據庫另存為選項，雙擊右側窗格中要轉換數據庫文件類型后彈出“另存為”對話框，確定轉換后數據庫的保存位置和名稱后，單擊
“確定”即可。
3.備份數據庫在Access 2010程序中打開“學生成績管理.accdb”數據庫，然后單擊“文件”選項卡，選擇“保存并發(fā)布”命令，雙擊
“備份數據庫”，系統(tǒng)將彈出“另存為”對話框，默認的備份文件名為“數據庫名備份日期”，如圖2-
31所示。單擊“保存”
按鈕，即可完成數據庫的備份。
2.3創(chuàng)建數據表
Access 2010定義了12種數據類型文本：包括文字或文字及數字的組合備注：用于較長的文本或數字，與文本型數據本質上是一樣的，可長達64KB個字符，通常用于保存?zhèn)�人簡歷、備注、備忘錄等信息。
2.3創(chuàng)建數據表
數字：用于需要進行算術計算的數值數據
1）字節(jié)
2）整型
3）長整型
4）單精度型
5）雙精度型
6）小數
2.3創(chuàng)建數據表
日期/時間：用于日期和時間保存，該類型數據字段長度是固定的。
貨幣：是一種特殊的數字型數據，和數字型的雙精度類似自動編號：使用自動編號字段提供唯一值，自動編號字段常作為主鍵應用
是/否：用于字段只包含兩個值中的一個，例如是/否、真/假、開/關
OLE對象：Object Linking and Embedding是對象的鏈接與嵌入，用于存放表中鏈接和嵌入的對象，這些對象以文件的形式存在，其類型可以是Word文檔、Excel電子表格、聲音、圖像和其他的二進制數據。
超鏈接：用于超鏈接，該字段以文本形式保存超級鏈接的地址附件：任何受支持的文件類型
查閱和關系：顯示從表或查詢中檢索到的一組值，或顯示創(chuàng)建字段時指定的一組值。查閱向導將會啟動，您可以創(chuàng)建查閱字段。
2.3創(chuàng)建數據表
【例2-3】設置“學生成績管理”數據庫中學生表中的“性別”字段為查閱和關系類型。
2.3創(chuàng)建數據表
2.3.2表結構的概念
一個完整的數據表由表結構和表中記錄組成，數據表的結構是指數據表的框架，其結構設計包括以下方面。
√字段名稱√字段類型√字段大小
√字段的其他屬性（被操作時的特性）
2.3創(chuàng)建數據表2.3.3創(chuàng)建表
1.通過數據表視圖創(chuàng)建表
【例2-4】在例2-2創(chuàng)建的“學生成績管理”數據庫中建立“班級”表，表結構如表2-2所示。
1）打開“學生成績管理”數據庫。
2）在功能區(qū)“創(chuàng)建”選項卡的“表格”組中，單擊“表”按鈕，這時將創(chuàng)建名為
“表1”的新表，并在”數據表視圖中打開。
3）選中ID字段列。在“表格工具/字段”選項卡中的“屬性”組中，單擊“名稱和標題”按鈕
4）在打開的“輸入字段屬性”對話框的“名稱”文本框中，輸入“班級編號”
5）選中“班級編號”字段列，在“表格工具/字段”選項卡的“格式”組中，把
“數據類型”由“自動編號”改為“文本”，
6）在“單擊以添加”下面的單元格中，輸入“2010級會計學1班”，這時Access自動為新字段命名為“字段1。重復步驟4的操作，把“字段修改為“班級名稱”，如圖2-41所示。選中“班級名稱”字段列，在“表格工具/字段”選項卡的“屬性”組中，把
“字段大小”設置為“10”
7）根據“班級”表結構，參照第6步完成“入學時間”、“專業(yè)”、“培養(yǎng)層次”、
“人數”、“班主任”字段的輸入。
9）在快速訪問工具欄中，單擊“保存”按鈕。
10）在打開的“另存為”對話框中，輸入表的名稱“班級”，然后單擊“確定”按鈕
2.3創(chuàng)建數據表
2.通過設計視圖創(chuàng)建表
【例2-5】在“學生成績管理”數據庫中建立“學生”表1）啟動Access2010，打開“學生成績管理”數據庫。
2）切換到“創(chuàng)建”選項卡，單擊“表格”組中的“表設計”按鈕，進入表的設計視圖，
3）在“字段名稱”欄中輸入字段的名稱“學號”，在“數據類型”
下拉列表框中選擇該字段為“文本”類型，字段大小設為“8”4）用同樣的方法，輸入其他字段名稱，并設置相應的數據類型5）選擇“學號”字段，在“表格工具/設計”選項卡的“工具”組中單擊“主鍵”按鈕，在設計視圖上顯示主鍵標志。將“學號”字段設置為數據表的主鍵，
6）單擊“保存”按鈕，彈出“另存為”對話框，在“表名稱”文本框中輸入“學生”，再單擊“確定”按鈕。
7）單擊界面左上方的“視圖”按鈕，切換到“數據表視圖”，這樣就完成了利用表的“設計視圖”創(chuàng)建表的操作。
2.3創(chuàng)建數據表
3.通過數據導入創(chuàng)建表
可以導入Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數據庫、Outlook文件夾以及其他數據源中存儲的信息。
【例2-6】在“學生成績管理”數據庫中建立“課程”表，要求將現有Excel工作表“課程信息.xIs”導入“學生成績管理”數據庫中。
2.3創(chuàng)建數據表
2.3.4創(chuàng)建主鍵和索引每個表應該包含一個或一組字段，這些字段是表中所保存的每一條記錄的唯一標志，稱為表的主鍵。
主鍵的基本類型包括以下三種。
（1）自動編號主鍵
（2）單字段主鍵（3）多字段主鍵
2.3創(chuàng)建數據表
對于數據庫來說，查詢和排序是常用的兩種操作，為了能夠快速查找到指定的記錄，通常需要建立索引來加快查詢和排序的速度。也就是說，當為某一字段建立了索引，可以顯著加快以該字段為依據的查找、排序和查詢等操作。建立索引就是要指定一個字段或多個字段，按字段的值將記錄按升序或降序排列，然后按這些值來檢索。
1.通過字段屬性創(chuàng)建索引
【例2-7】在“學生成績管理”數據庫中對“學生”表通過字段屬性創(chuàng)建索引。
具體操作步驟如下。
1）打開“學生成績管理”數據庫，從導航窗格中打開“學生”表。
2）單擊“視圖”按鈕進入表設計視圖，選擇“學號”字段，該字段已設為關鍵字，此時字段的“索引”屬性為“有（無重復）”。
3）選擇“姓名”字段，設置“姓名”字段的“索引”屬性為“有（有重復）”，如圖2-60所示。
2.3創(chuàng)建數據表
2.通過索引設計器創(chuàng)建索引創(chuàng)建字段索引除了可以在設計視圖中通過字段屬性設置以外，還可以通過專門的索引設計器來設置。
【例2-8】使用索引設計器，在“學生”表中為“班級編號”字段建立索引。具體操作步驟如下。
1）打開“學生成績管理”數據庫，從導航窗格雙擊打開
“學生”表。
2）單擊“視圖”按鈕進入表設計視圖，在“表格工具/設計”選項卡下單擊“索引”按鈕。
3）系統(tǒng)將彈出索引設計器，可以看到索引設計視圖中已經存在之前設置的索引
