Access是Microsoft公司推出的Office系列辦公自動(dòng)化軟件的一個(gè)組件，是一個(gè)小型的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。它廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)、行政、金融、統(tǒng)計(jì)和審計(jì)等眾多領(lǐng)域。
在1992年11月Microsoft公司推出了第一個(gè)供個(gè)人使用的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)Access1.0，很快成為桌面數(shù)據(jù)庫(kù)的領(lǐng)導(dǎo)者。此后Access不斷地改進(jìn)和優(yōu)化，從1995年開(kāi)始，Access作為Microsoft Office套裝軟件的一部分，先后推出了多個(gè)版本，直到現(xiàn)在的Access 2010
2.1Access 2010介紹
2.命令選項(xiàng)卡
在Access2010功能區(qū)中的選項(xiàng)卡分別為“文件”、“開(kāi)始”、“創(chuàng)建”、“外部數(shù)據(jù)”、“數(shù)據(jù)庫(kù)工具”，在每個(gè)選項(xiàng)卡下，都有不同的操作工具。
√“開(kāi)始”選項(xiàng)卡包括：視圖、剪貼板、排序和篩選、記錄、查找、窗口、文本格式組
“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡包括：模板、表格、查詢、窗體、報(bào)表、宏與代碼組
“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡包括：導(dǎo)入并鏈接、導(dǎo)出、收集數(shù)據(jù)組
“數(shù)據(jù)庫(kù)工具”選項(xiàng)卡包括：工具、宏、關(guān)系、分析、移動(dòng)數(shù)據(jù)、加載項(xiàng)、管理組
2.1Access 2010介紹
“文件”選項(xiàng)卡是Access2010新增加的一個(gè)選項(xiàng)卡，這是個(gè)特殊的選項(xiàng)卡，它與其他選項(xiàng)卡的結(jié)構(gòu)、布局和功能有所木同。分成左右兩個(gè)窗格
3.上下文命令選項(xiàng)卡
Access2010還采用稱(chēng)為“上下文命令選項(xiàng)卡”的用戶界面元素。根據(jù)用戶正在使用的對(duì)象或正在執(zhí)行的任務(wù)而顯示的命令選項(xiàng)卡。
4.快速訪問(wèn)工具欄與控制按鈕
快速訪問(wèn)工具欄就是在Office標(biāo)志右邊顯示的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)工具欄。它只提供了對(duì)最常用的命令“保存”、“恢復(fù)”和a撤銷(xiāo)的訪問(wèn)
控制按鈕位于Access窗口界面最上端的右側(cè)，包括“最小化”、“最大化”和“關(guān)閉”三個(gè)控制按鈕
5.導(dǎo)航窗格
在Access2010中打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，位于窗口左側(cè)的“導(dǎo)航窗格”區(qū)域?qū)@示當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，如表、窗體、報(bào)表、查詢等。“導(dǎo)航育格”有兩種狀態(tài)；折疊想展開(kāi)狀態(tài)。通過(guò)單擊“導(dǎo)航窗格”上方的接鈕
，可以展并或折疊導(dǎo)航窗格
在Access2010中，默認(rèn)將表、查詢、窗體、報(bào)表和宏等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象都顯示為選項(xiàng)卡式文檔，如圖2-19所示。如要將數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象顯示為重疊式窗口，可單擊“文件”
命令選項(xiàng)卡。在右側(cè)的“應(yīng)用程序選項(xiàng)”區(qū)域中選中“重疊窗口”單選按鈕
7.視圖
視圖是Access中對(duì)象的顯示方式。不同的對(duì)象有不同的視圖，表、查詢、窗體和報(bào)表都有不同的視圖。在不同的視圖中，可對(duì)對(duì)象進(jìn)行不同的操作。
如，表對(duì)象有數(shù)據(jù)工作表視圖、數(shù)據(jù)透視表視圖、數(shù)據(jù)透視圖視圖和設(shè)計(jì)視圖四種。
2.1.4Access的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象在Access2010中提供了六大數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，Access的主要功能就是通過(guò)這六大數(shù)據(jù)對(duì)象來(lái)完成的。
1.表（Table）
2.查詢（Query）
3.窗體（Form）
4.報(bào)表（Report）
5.宏（Macro）
6.模塊（Module）
2.2.1使用模僅創(chuàng)建效據(jù)庫(kù)
Access 2010提供了12個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)模板。使用數(shù)據(jù)庫(kù)模板，用戶只需要進(jìn)行一些簡(jiǎn)單操作，就可以創(chuàng)建一個(gè)包含了表、查詢等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。
【例2-1】利用Access2010中的模板，創(chuàng)建一個(gè)“學(xué)生”數(shù)據(jù)庫(kù)。
1）啟動(dòng)Access 2010；
2）單擊“樣本模板”按鈕，從列出的12個(gè)模板中選擇“學(xué)生”模板3）在屏幕右下方的文本框“文件名”中輸入數(shù)據(jù)庫(kù)”
2.2.2創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫(kù)
創(chuàng)建空自數(shù)據(jù)庫(kù)后，可根據(jù)實(shí)際需要，添加所需要的表、窗體、查詢、報(bào)表、宏和模等對(duì)象。
【例2-2】創(chuàng)建一個(gè)“學(xué)生成績(jī)管理”的空白數(shù)據(jù)庫(kù)。
1）啟動(dòng)Access 2010；
2）在Access啟動(dòng)窗口中單擊“空數(shù)據(jù)庫(kù)”。在右側(cè)窗格的“文件名”文本框中，給出一個(gè)默認(rèn)的文件名“Database1.accdb”，把它修改為“學(xué)生成績(jī)管理.accdb”。
3）單擊文件夾按鈕，在打開(kāi)的“文件新建數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框中，選擇數(shù)據(jù)庫(kù)的保存位置在“C：數(shù)據(jù)庫(kù)”文件夾中。
4）這時(shí)返回到Access啟動(dòng)界面，顯示將要?jiǎng)?chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱(chēng)和保存位置。如果用戶未提供文件擴(kuò)展名，Access將使用默認(rèn)名稱(chēng)，單擊“創(chuàng)建”命令按鈕。
5）這時(shí)開(kāi)始創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫(kù)，自動(dòng)創(chuàng)建了一個(gè)名稱(chēng)為“表1”的表，并以數(shù)據(jù)表視圖方式打開(kāi)表1。
6）這時(shí)光標(biāo)將位于“單擊以添加”列中第一個(gè)空單元格中，可添加字段。
2.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)基本操作
1.打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)單擊“文件”選項(xiàng)卡，單擊“打開(kāi)”按鈕2.轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫(kù)單擊“文件”選項(xiàng)卡，單擊“保存并發(fā)布”按鈕，在中間窗格中單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)另存為選項(xiàng)，雙擊右側(cè)窗格中要轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫(kù)文件類(lèi)型后彈出“另存為”對(duì)話框，確定轉(zhuǎn)換后數(shù)據(jù)庫(kù)的保存位置和名稱(chēng)后，單擊
“確定”即可。
3.備份數(shù)據(jù)庫(kù)在Access 2010程序中打開(kāi)“學(xué)生成績(jī)管理.accdb”數(shù)據(jù)庫(kù)，然后單擊“文件”選項(xiàng)卡，選擇“保存并發(fā)布”命令，雙擊
“備份數(shù)據(jù)庫(kù)”，系統(tǒng)將彈出“另存為”對(duì)話框，默認(rèn)的備份文件名為“數(shù)據(jù)庫(kù)名備份日期”，如圖2-
31所示。單擊“保存”
按鈕，即可完成數(shù)據(jù)庫(kù)的備份。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
Access 2010定義了12種數(shù)據(jù)類(lèi)型文本：包括文字或文字及數(shù)字的組合備注：用于較長(zhǎng)的文本或數(shù)字，與文本型數(shù)據(jù)本質(zhì)上是一樣的，可長(zhǎng)達(dá)64KB個(gè)字符，通常用于保存?zhèn)�人簡(jiǎn)歷、備注、備忘錄等信息。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
數(shù)字：用于需要進(jìn)行算術(shù)計(jì)算的數(shù)值數(shù)據(jù)
1）字節(jié)
2）整型
3）長(zhǎng)整型
4）單精度型
5）雙精度型
6）小數(shù)
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
日期/時(shí)間：用于日期和時(shí)間保存，該類(lèi)型數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度是固定的。
貨幣：是一種特殊的數(shù)字型數(shù)據(jù)，和數(shù)字型的雙精度類(lèi)似自動(dòng)編號(hào)：使用自動(dòng)編號(hào)字段提供唯一值，自動(dòng)編號(hào)字段常作為主鍵應(yīng)用
是/否：用于字段只包含兩個(gè)值中的一個(gè)，例如是/否、真/假、開(kāi)/關(guān)
OLE對(duì)象：Object Linking and Embedding是對(duì)象的鏈接與嵌入，用于存放表中鏈接和嵌入的對(duì)象，這些對(duì)象以文件的形式存在，其類(lèi)型可以是Word文檔、Excel電子表格、聲音、圖像和其他的二進(jìn)制數(shù)據(jù)。
超鏈接：用于超鏈接，該字段以文本形式保存超級(jí)鏈接的地址附件：任何受支持的文件類(lèi)型
查閱和關(guān)系：顯示從表或查詢中檢索到的一組值，或顯示創(chuàng)建字段時(shí)指定的一組值。查閱向?qū)?huì)啟動(dòng)，您可以創(chuàng)建查閱字段。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
【例2-3】設(shè)置“學(xué)生成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中學(xué)生表中的“性別”字段為查閱和關(guān)系類(lèi)型。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
2.3.2表結(jié)構(gòu)的概念
一個(gè)完整的數(shù)據(jù)表由表結(jié)構(gòu)和表中記錄組成，數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)是指數(shù)據(jù)表的框架，其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)包括以下方面。
√字段名稱(chēng)√字段類(lèi)型√字段大小
√字段的其他屬性（被操作時(shí)的特性）
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表2.3.3創(chuàng)建表
1.通過(guò)數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表
【例2-4】在例2-2創(chuàng)建的“學(xué)生成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中建立“班級(jí)”表，表結(jié)構(gòu)如表2-2所示。
1）打開(kāi)“學(xué)生成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)。
2）在功能區(qū)“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡的“表格”組中，單擊“表”按鈕，這時(shí)將創(chuàng)建名為
“表1”的新表，并在”數(shù)據(jù)表視圖中打開(kāi)。
3）選中ID字段列。在“表格工具/字段”選項(xiàng)卡中的“屬性”組中，單擊“名稱(chēng)和標(biāo)題”按鈕
4）在打開(kāi)的“輸入字段屬性”對(duì)話框的“名稱(chēng)”文本框中，輸入“班級(jí)編號(hào)”
5）選中“班級(jí)編號(hào)”字段列，在“表格工具/字段”選項(xiàng)卡的“格式”組中，把
“數(shù)據(jù)類(lèi)型”由“自動(dòng)編號(hào)”改為“文本”，
6）在“單擊以添加”下面的單元格中，輸入“2010級(jí)會(huì)計(jì)學(xué)1班”，這時(shí)Access自動(dòng)為新字段命名為“字段1。重復(fù)步驟4的操作，把“字段修改為“班級(jí)名稱(chēng)”，如圖2-41所示。選中“班級(jí)名稱(chēng)”字段列，在“表格工具/字段”選項(xiàng)卡的“屬性”組中，把
“字段大小”設(shè)置為“10”
7）根據(jù)“班級(jí)”表結(jié)構(gòu)，參照第6步完成“入學(xué)時(shí)間”、“專(zhuān)業(yè)”、“培養(yǎng)層次”、
“人數(shù)”、“班主任”字段的輸入。
9）在快速訪問(wèn)工具欄中，單擊“保存”按鈕。
10）在打開(kāi)的“另存為”對(duì)話框中，輸入表的名稱(chēng)“班級(jí)”，然后單擊“確定”按鈕
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
2.通過(guò)設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表
【例2-5】在“學(xué)生成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中建立“學(xué)生”表1）啟動(dòng)Access2010，打開(kāi)“學(xué)生成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)。
2）切換到“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，單擊“表格”組中的“表設(shè)計(jì)”按鈕，進(jìn)入表的設(shè)計(jì)視圖，
3）在“字段名稱(chēng)”欄中輸入字段的名稱(chēng)“學(xué)號(hào)”，在“數(shù)據(jù)類(lèi)型”
下拉列表框中選擇該字段為“文本”類(lèi)型，字段大小設(shè)為“8”4）用同樣的方法，輸入其他字段名稱(chēng)，并設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)類(lèi)型5）選擇“學(xué)號(hào)”字段，在“表格工具/設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“工具”組中單擊“主鍵”按鈕，在設(shè)計(jì)視圖上顯示主鍵標(biāo)志。將“學(xué)號(hào)”字段設(shè)置為數(shù)據(jù)表的主鍵，
6）單擊“保存”按鈕，彈出“另存為”對(duì)話框，在“表名稱(chēng)”文本框中輸入“學(xué)生”，再單擊“確定”按鈕。
7）單擊界面左上方的“視圖”按鈕，切換到“數(shù)據(jù)表視圖”，這樣就完成了利用表的“設(shè)計(jì)視圖”創(chuàng)建表的操作。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
3.通過(guò)數(shù)據(jù)導(dǎo)入創(chuàng)建表
可以導(dǎo)入Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Outlook文件夾以及其他數(shù)據(jù)源中存儲(chǔ)的信息。
【例2-6】在“學(xué)生成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中建立“課程”表，要求將現(xiàn)有Excel工作表“課程信息.xIs”導(dǎo)入“學(xué)生成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
2.3.4創(chuàng)建主鍵和索引每個(gè)表應(yīng)該包含一個(gè)或一組字段，這些字段是表中所保存的每一條記錄的唯一標(biāo)志，稱(chēng)為表的主鍵。
主鍵的基本類(lèi)型包括以下三種。
（1）自動(dòng)編號(hào)主鍵
（2）單字段主鍵（3）多字段主鍵
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)說(shuō)，查詢和排序是常用的兩種操作，為了能夠快速查找到指定的記錄，通常需要建立索引來(lái)加快查詢和排序的速度。也就是說(shuō)，當(dāng)為某一字段建立了索引，可以顯著加快以該字段為依據(jù)的查找、排序和查詢等操作。建立索引就是要指定一個(gè)字段或多個(gè)字段，按字段的值將記錄按升序或降序排列，然后按這些值來(lái)檢索。
1.通過(guò)字段屬性創(chuàng)建索引
【例2-7】在“學(xué)生成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)“學(xué)生”表通過(guò)字段屬性創(chuàng)建索引。
具體操作步驟如下。
1）打開(kāi)“學(xué)生成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，從導(dǎo)航窗格中打開(kāi)“學(xué)生”表。
2）單擊“視圖”按鈕進(jìn)入表設(shè)計(jì)視圖，選擇“學(xué)號(hào)”字段，該字段已設(shè)為關(guān)鍵字，此時(shí)字段的“索引”屬性為“有（無(wú)重復(fù)）”。
3）選擇“姓名”字段，設(shè)置“姓名”字段的“索引”屬性為“有（有重復(fù)）”，如圖2-60所示。
2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表
2.通過(guò)索引設(shè)計(jì)器創(chuàng)建索引創(chuàng)建字段索引除了可以在設(shè)計(jì)視圖中通過(guò)字段屬性設(shè)置以外，還可以通過(guò)專(zhuān)門(mén)的索引設(shè)計(jì)器來(lái)設(shè)置。
【例2-8】使用索引設(shè)計(jì)器，在“學(xué)生”表中為“班級(jí)編號(hào)”字段建立索引。具體操作步驟如下。
1）打開(kāi)“學(xué)生成績(jī)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，從導(dǎo)航窗格雙擊打開(kāi)
“學(xué)生”表。
2）單擊“視圖”按鈕進(jìn)入表設(shè)計(jì)視圖，在“表格工具/設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下單擊“索引”按鈕。
3）系統(tǒng)將彈出索引設(shè)計(jì)器，可以看到索引設(shè)計(jì)視圖中已經(jīng)存在之前設(shè)置的索引
